Ihre Warenwirtschaft Software (WaWi oder auch ERP genannt) kann im besten Fall mit der vorhandenen Shopify App direkt mit Ihrem Shop verbunden werden.
Sollte Ihr Warenwirtschaft zu individuell sein (d.h. individuell programmiert oder individualisiert wie SAP), müsste man Shopify mit einer auf Sie zugeschnittenen App anbinden.
Das ist natürlich der aufwendigste Weg, jedoch auch der flexibelste, weil Ihre Anforderungen exakt den Umfang der App bestimmen.
Produktdaten von Warenwirtschaft zu Shopify, Bestelldaten von Shopify zur WaWi, wären die klassischen Funktionen. Aber auch die Übertagung von Versender-Daten (Trackingnummern) von WaWi zu Shopify oder Bestände von WaWi zu Shopify sind kein Problem.
Selbiges gilt für Kundendaten oder auch spezielleren Kundeninformationen (z.B. Abfrage einer aktuellen Newsletter-Empfänger-Liste).
Die Shopify-API ist unserer Meinung nach eine der wohl umfangreichsten Schnittstellen von Standard-E-Commerce-Software mit der wir je gearbeitet haben. Der Umstand, dass die Schnittstelle regelmäßig verbessert und erweitert wird, hebt Shopify mit Sicherheit von jedem Wettbewerber ab.
Gibt es Limits bei der Warenwirtschaft -Anbindung?
Eine der größten Limits sind bei der Schnittstellenentwicklung die Mengen-Begrenzungen bei den API-Abfragen. Damit Sie die Shopify-Server nicht überfordern, können Sie nur eine bestimmte Menge von Abfragen pro Minute machen.
Diese Limitierungen können in gewissen Szenarien schon mal ein wenig problematisch werden, wenn der Programmierer dieses nicht von Anfang an im Auge hat.
Auch wenn Ihnen von Ihrem WaWi Anbieter die Nutzung ohne Limits angepriesen wird, sollte hier genau hingeschaut werden. Andernfalls können Probleme entstehen, die vermieden werden können.
Wir haben bei der arbeiten mit der 4TFM E-Commerce Agentur aus Berlin zu eine sehr gute Erfahrung gemacht. Vielen Dank für Ihre spontane Antworten und schnelle Arbeit an meinem Shopify Shop. Ich schätze das Tempo Ihrer Arbeit sehr, jetzt kann ich mit meinem Onlineshop glücklich weitermachen. (Übersetzt)
Wie verbinde ich meine Warenwirtschaft (WaWi/ERP) mit Shopify?
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder nutzen Sie eine vorhandene Shopify-App bzw. Schnittstelle, die Ihr WaWi-System unterstützt, oder – falls es keine fertige Lösung gibt – man entwickelt eine individuelle Anbindung über die Shopify-API. Viele verbreitete Warenwirtschaftssysteme (beispielsweise JTL, SevDesk, Xentral, PlentyMarkets u.a.) haben bereits Integrationen oder Partner-Apps im Shopify App Store. Diese Apps führen in der Regel die Synchronisation wichtiger Daten durch, z.B. Produktbestände, Aufträge und Kundendaten.
Die Einrichtung läuft so, dass Sie die App installieren und dann mit Ihren Zugangsdaten zum ERP verbinden, um festzulegen, welche Daten übertragen werden sollen. Sollte Ihr WaWi sehr individuell oder ein größeres System (wie SAP) sein, kommt häufig eine maßgeschneiderte Lösung ins Spiel: Hier können Entwickler:innen mithilfe der Shopify-APIs (für Bestellungen, Produkte, etc.) eine Middleware programmieren, die genau die Daten austauscht, die Sie benötigen. Das ist natürlich aufwendiger, aber sehr flexibel. Wichtig bei jeder Verbindung ist, dass man im Vorfeld genau definiert, was synchronisiert wird – meist Bestellungen (von Shopify ins WaWi zur Auftragsbearbeitung) und Lagerbestände (vom WaWi zu Shopify, damit Ihr Shop den aktuellen Lagerbestand anzeigt). Preis- und Produktinformationen können je nach Workflow ebenfalls synchronisiert werden.
Zusammengefasst: Suchen Sie zuerst nach einer fertigen App-Lösung für Ihr System. Wenn es keine gibt oder spezielle Anforderungen bestehen, kann eine Agentur wie unsere eine individuelle Verbindung schaffen, damit Shopify nahtlos und vor allem mit dem von Ihnen gewünschten Workflow, mit Ihrer Warenwirtschaft kommuniziert.
Welche Daten können zwischen WaWi und Shopify synchronisiert werden?
In der Regel werden alle für den Verkaufsprozess relevanten Daten abgeglichen. Produktdaten sind ein großes Feld: Viele WaWis erlauben, Produktstammdaten wie Name, SKU, Preis, Bestand und Beschreibung an Shopify zu übertragen, sodass Sie Produkte nicht doppelt pflegen müssen. Insbesondere Bestände/Lagerzahlen sollten synchron laufen – wenn im Lager etwas verkauft oder manuell korrigiert wird, sollte es im Shop auch aktualisiert sein (und umgekehrt).
Bestellungen sind ebenfalls zentral: Typischerweise sollen Online-Bestellungen automatisch ins Warenwirtschaftssystem importiert werden, damit Sie dort Lieferscheine, Rechnungen oder Kommissionierung durchführen können. Dabei werden Kundendaten, Artikel der Bestellung, Versandart, Zahlungsinformationen etc. übertragen. Manche Anbindungen können auch den Versandstatus zurückspielen – z.B. sobald Sie im WaWi einen Paketschein erstellt haben, wird die Trackingnummer an Shopify gesendet und der Kunde erhält die Versandbestätigung. Zusätzlich können Kundendaten synchronisiert werden (z.B. ein neuer Kunde im Shop wird im CRM/WaWi angelegt).
In fortgeschrittenen Szenarien lassen sich auch Gutscheine, Retouren oder Lieferadressen-Updates übertragen, sofern die Schnittstelle das vorsieht. Wichtig: Nicht jede Standard-App deckt alles ab, manchmal beschränkt sie sich auf das Wesentliche (Bestellungen und Bestände). Doch eine professionelle Integration kann praktisch jede Information austauschen, die beide Systeme zugänglich machen. Es lohnt sich also, vorab zu klären, welche Datenflüsse Ihnen wichtig sind, um die passende Lösung auszuwählen oder zu entwickeln.
Was mache ich, wenn es für meine spezielle WaWi keine fertige Shopify-App gibt?
Kein Grund zur Sorge – auch ohne fertige App kann man fast jedes System mit Shopify verbinden. In solchen Fällen kommt häufig eine individuelle Schnittstellenprogrammierung zum Einsatz. Das bedeutet, dass Entwickler:innen eine sogenannte Middleware oder ein Skript erstellen, das als „Brücke“ zwischen Shopify und Ihrer WaWi fungiert. Shopify bietet umfangreiche APIs (Programmierschnittstellen), über die man z.B. Bestellungen abrufen oder Produkte anlegen kann. Ebenso haben viele ERP/WaWi-Systeme zumindest eine Import-/Exportfunktion oder eigene APIs. Falls Ihr System Exporte (z.B. CSV/XML-Dateien) ausgeben kann, kann man diese automatisch von einem Server auslesen und zu Shopify übertragen. Umgekehrt können Bestellungen aus Shopify regelmäßig exportiert und Ihrem System eingelesen werden.
Ein konkretes Beispiel: Ihre WaWi ist sehr spezifisch (vielleicht eine Inhouse-Software). Ein Entwickler könnte ein kleines Programm schreiben, das alle 10 Minuten neue Bestellungen aus Shopify zieht und via Datenbankschnittstelle in Ihr System einspeist. Die Entwicklung solcher Lösungen erfordert natürlich Expertise, ist aber für eine Agentur Alltag. Wenn APIs vorhanden sind, geht das sehr elegant; wenn nicht, findet man oft Workarounds (z.B. Austausch über gemeinsame Dateien).
Fazit: Auch ohne fertiges Plugin ist es machbar – es muss nur individuell geplant werden. Kontaktieren Sie dazu am besten eine Agentur mit Erfahrung in Schnittstellen, die kann schnell einschätzen, welcher Aufwand nötig ist.
Gibt es Grenzen oder Risiken bei der Anbindung einer Warenwirtschaft an Shopify?
Eine automatisierte Anbindung bringt viele Vorteile, aber man sollte ein paar Punkte beachten. Grenzen gibt es beispielsweise bei den API-Aufrufen: Shopify hat ein sogenanntes „API Limit“. Das heißt, man kann nicht unendlich viele Daten in sehr kurzer Zeit abfragen oder senden, ohne in Wartezeiten zu laufen. Bei normalen Shop-Umfängen ist das aber selten ein Problem – es betrifft eher sehr große Datenmigrationen oder extreme Spitzen.
Ein anderes Thema ist die Datenkonsistenz: Sobald zwei Systeme verbunden sind, muss klar definiert sein, welches System „das Sagen hat“. Beispiel: Pflegen Sie Preise primär in Ihrer WaWi, sollte Shopify diese nur entgegennehmen und nicht selbst überschreiben. Wenn beide Systeme gleichzeitig Daten ändern, könnte es Konflikte geben. Das vermeidet man durch eine eindeutige Aufgabenverteilung. Risiken bestehen vor allem, wenn die Schnittstelle falsch konfiguriert ist: Man könnte etwa aus Versehen falsche Bestände übertragen und Produkte zu früh als „nicht verfügbar“ markieren oder doppelte Bestellungen erzeugen. Deshalb sollte man die Integration gründlich testen – idealerweise erst in einer Testumgebung oder mit einem Test-Shop, falls möglich.
Auch sollte man sicherstellen, dass sensible Daten sicher übertragen werden (Shopify APIs laufen über HTTPS und erfordern Schlüssel, was schon mal gut ist). Ein anderes „Risiko“ ist eher organisatorisch: Wenn die Schnittstelle mal ausfällt (z.B. weil die WaWi-Software down ist oder Änderungen an APIs), braucht man einen Plan B, damit die Prozesse weiterlaufen (zur Not kurzfristig manuell). Insgesamt überwiegen aber die Vorteile deutlich. Indem Sie auf erfahrene Partner setzen und die Integration sauber einrichten lassen, minimieren Sie mögliche Stolpersteine. Wir als Agentur überwachen z.B. bei unseren individuellen Lösungen auch anfangs die Logs, um zu sehen, ob alles reibungslos läuft, und fangen eventuelle Fehlermeldungen ab.
Wie aufwändig und teuer ist es, eine individuelle WaWi-Shopify-Schnittstelle entwickeln zu lassen?
Das hängt stark vom Umfang ab. Wenn Ihre Warenwirtschaft bereits eine moderne API hat und es „nur“ darum geht, gängige Daten wie Bestellungen und Lagerbestände auszutauschen, kann eine erfahrene Agentur so eine Anbindung in relativ kurzer Zeit programmieren – vielleicht im Bereich einiger Tage bis wenige Wochen Aufwand.
Komplizierter wird es, wenn viele unterschiedliche Datentypen oder Prozesse berücksichtigt werden müssen (z.B. differenzierte Preisregeln, kundenspezifische Rabatte, komplexe Variantenlogik). Dann steigt der Entwicklungsaufwand entsprechend. Wir bei 4TFM starten in solchen Projekten meistens mit einer Anforderungsanalyse: Gemeinsam mit Ihnen definieren wir, welche Felder und Fälle abgedeckt werden sollen. Darauf basierend erstellen wir ein Angebot.
Zusammenfassend: Eine simple Integration (wenn z.B. Standard-APIs genutzt werden können) ist überschaubar. Je individueller und umfangreicher es wird, desto mehr Investition ist nötig. Doch bedenken Sie den Nutzen: Automatisierte Abläufe sparen täglich Arbeitszeit und verhindern Fehler. In den meisten Fällen amortisieren sich die initialen Kosten schnell durch effizientere Prozesse und einen reibungsloseren Geschäftsablauf.
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