Rechnung mit Shopify erstellen
Ist der erste Verkauf im eigenen Shop eingegangen, geht die Verarbeitung der Bestellung los. Neben Lieferscheinen und Versandlabels, muss natürlich auch eine Rechnung mit Shopify für den Kunden generiert werden. Bis Ende 2024 konnten gerade Einsteiger bequem auf die PDF-Rechnungstools für Shopify zurückgreifen. Ab 2025 gilt in der EU jedoch die Pflicht zur E-Rechnung, welche von den simplen Tools leider nicht erfüllt wird. Die Shopify Order Print App ist daher keine Option mehr, die im Weiteren genannten Lösungen für die Buchhaltung jedoch schon, da diese E-Rechnungen erstellen werden.
Für etablierte Händler wird es dann meist Billbee oder eine „echte“ Warenwirtschaft (unser Shopify WaWi-Vergleich) hinauslaufen:
Rechnungen erstellen mit Billbee
Billbee ist der Rechnungsgenerator für Händler:innen, die sich nicht auf einen Shopify Store beschränken möchten oder können. Mehreren Shopify Stores, Marktplätzen, Konten, Zahlungsanbieter und Versandanbieter zugleich sind für Multichannel-Software aus der Cloud kein Problem.
Für alle Kanäle kann Billbee gleichzeitig Rechnungen und andere Auftragsdokumente, sowie Versandlabels generieren. Vor allem für neue Händler lohnt sich Billbee, da die Kosten nutzungsabhängig sind, und die Shopify App kostenfrei ist.
Auch für etablierte Händler:innen ist Billbee oft eine gute Wahl aufgrund der vielen Automatisierungsmöglichkeiten und der Datev-Schnittstelle.
SevDesk
SevDesk ist eigentlich etwas mehr als eine Möglichkeit Rechnungen zu generieren. Sevdesk ist eher eine kleine Warenwirtschaft. Als Rechnungssoftware kann sevDesk sicher und gesetzeskonform Rechnungen für Kleinunternehmer, Selbständige und Freiberufler im DACH-Raum generieren. Zusätzlich kann man die komplette Buchhaltung der eigenen (kleineren) Firma mit Sevdesk erledigen: Eingangsbelege erfassen, Zahlungseingang- und Ausgangs-Abgleich mit dem Konto und PayPal, Erstellen von Angeboten, Verwaltung von Produkten und Lagerbeständen etc.
Schnittstelle (nicht kostenfrei) zu Shopify gibt es natürlich ebenfalls.
Lexoffice – Automatische Buchhaltung online erledigen
Auch Lexoffice ist wie SevDesk eher eine Warenwirtschaft für kleinere Unternehmen. Der Fokus der Software liegt auf der Automatisierung der Buchhaltung & Lohnabrechnungen für Unternehmen mit Onlineshop.
Warenwirtschafts-Funktionen:
- Shopify Bestellungen einlesen: Bestelldaten an Lexoffice Buchhaltung & Rechnungen automatisch per E-Mail an Kunden senden
- Produkte-Verwaltung: Produkte und Dienstleistungen mit Einheit, Steuerart, Preisen, Beschreibung und mehr verwalten
- Automatische Buchhaltung: EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, GuV & Steuerberaterzugang
- Bankingschnittstellen: Automatischer Zahlungsabgleich für Belege, PayPal-Schnittstelle
- Multichannel: eBay-Shop & Amazon-Schnittstelle
Keine Rechnung ausstellen?
Eine Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen bestätigt, die zwischen dem Verkäufer und dem Käufer ausgetauscht wurden. Selbstverständlich gibt es gute Gründe, Ihren Shopify Kunden eine Rechnung auszustellen:
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind Unternehmer dazu verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmer oder Privatpersonen verkaufen. Dies ist eine gesetzliche Anforderung in Deutschland und ein Grund, warum Onlinehändler Rechnungen an ihre Kunden senden müssen.
Dokumentation von Transaktionen
Rechnungen dienen als Nachweis für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Onlinehändler sollten immer eine Kopie ihrer Rechnungen aufbewahren, um im Falle von Streitigkeiten oder Steuerprüfungen eine Aufzeichnung ihrer Transaktionen vorlegen zu können.
Stärkung der Kundenbeziehungen
Eine ordnungsgemäße Rechnung kann dazu beitragen, das Vertrauen zwischen dem Kunden und dem Onlinehändler zu stärken. Durch die klare Darstellung der Transaktionsdetails zeigt der Händler, dass er seine Geschäftsbeziehungen ernst nimmt und transparent ist.
Pflichtangaben: So muss eine Rechnung in Deutschland aussehen
In Deutschland gibt es bestimmte Angaben, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Hier sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung:
- Datum der Rechnungsstellung
- Eine eindeutige Rechnungsnummer
- Name und Anschrift des Verkäufers
- Name und Anschrift des Kunden
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Der Netto- und Bruttobetrag der Rechnung
- Der anzuwendende Steuersatz
- Der Steuerbetrag
- Das Datum der Lieferung oder Leistung
- Die Bankverbindung des Verkäufers
Zusätzliche Informationen, wie Rabatte oder Zahlungsbedingungen, können ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden.
